今年も11月になり、さっそく社内で年末調整をやるように通知が来た。
緑の枠が小さくて書き込みに苦労して印鑑を押していたのもつい最近だったと思うけれど、あっという間にXMLデータを読み込んで本部に送付という時代になった。
紙が手渡しではなく、年調ソフトのダウンロード先URLなどが示された資料と、法人情報を一発で入力するためのXMLデータが添付されたメールが送られてきた。
日々の仕事に追われて手を付けられずにいたが、今晩少し時間があったので作業を開始した。
年調ソフトを使ってデータを入力するのは、それほど時間の節約にはならない。むしろ時間は多めにかかる気がする。でもたぶん、事務職員の時間はかなり節約できていると信じたい。
まず、保険関係の証明書を保険会社のホームページからデータで取得する。
マイページのパスワードが分からない。
毎年、この時期に1回だけアクセスするだけなので、もちろん記憶はしていないし、どこにも残っていないし、書き留めてもない。
そこで「パスワードを忘れた人」として、毎年新しいアカウントを作ってアクセスしている。その方がもしかしたらセキュリティ的には安全かもしれない。
なんとか生命保険、地震保険などそれぞれの会社から保険の証明書をXMLで取得して、いったん安全なフォルダ内に置く。
次に、年調ソフトをダウンロードする。
その年調ソフトに昨年度の基本データを読み込む。一回読み込んでみたら違うデータだったらしく失敗し、説明書をよく読んで「ZIPファイルのまま」読み込んで成功、去年と同じ自分の個人情報がきれいに入力されている。
この部分は昨年度データがすぐにパソコン内にあって読み込めたので、手間が省けてよかった。
次に、メールに添付されてきた今年の法人情報をXMLで読み込む。こちらもきれいに入力されて気持ちがいい。
次に、さきほど取得した保険各社のXMLデータを次々と読み込む。この後の工程で保険情報の確認画面が出てきて、3箇所ほど空欄があって「手動で入力しなさい」という案内が出るのでそれに従って入力する。
必要な控除書類にチェックを入れる画面になる。本部のメールについていた説明書を見ながら自分が出力しなければならない控除データを確認しながらチェックする。
最後にデータを出力する。たくさんのデータファイルやフォルダが出てくるので、本部のメールに送り返して完了である。いや、ちょっと順序は違うかもしれないが、作業は上記のようなもんだった。
完了したら、使ったXMLデータや、説明書、出力したデータをすべてまとめて年号をつけたフォルダにまとめて入れて、なくさないようにパソコン内に格納する。これをまた来年度の年末調整で利用して時間短縮できるはずだ。
